根据《档案法》的有关规定，为了保证档案的安全，延长寿命，使档案更好地为经济建设服务，特制定本制度。
一、档案库房必须坚固，门窗必须有防盗、防火装置，库房要有防虫、防鼠、防高温、防潮、防尘、防光设施，按规定设置温湿度计、灭火器、去湿机、空调等设备。
二、在库房内不准吸烟，不准放置易燃易爆物品和其它杂品，照明线路不得使用明线，下班后切断电源。
三、保持库房清洁卫生。要求地坪、墙壁、顶棚平整无缝，使害虫无藏身之地，柜内发现虫害要及时清除，并放置樟脑精块，防止害虫孽生。库房内不准放置食物，发现鼠虫应及时捕杀。
四、各种不同载体的案卷要按照材料特性和有关规定进行折叠和封装，以减少档案的机械磨损;纸质案卷(含兰图)不管装订与否，一律装入袋内，自下而上装柜，自左至右排列，一个袋内装数卷时，从袋上有字侧开始依次排列，以方便取卷。
五、制做卷皮、卷盒时，应选用能防潮、韧性大的优质材料制作，具体规格按国家标准执行。
六、建立档案资料收进、移出登记簿，并及时登记。做到“家底清”，“目录”与实物相符合。
七、经常检查保密安全制度和各项档案制度的贯彻执行情况。每年都要对档案保管的壮况进行一次全面检查，如遇特殊情况时及时检查。发现问题及时报告并采取改正和补救措施。
八、随着科技和社会的发展，不断改善管理方法，提高管理水平和档案资料的利用效率。
